Një sistem i arkivimit e protokollimit të dokumenteve ka qenë gjithmonë një nga shtyllat kurrizore në mbështetjen e proceseve të vendimmarrjes, për ruajtjen dhe përmirësimin e trashëgimisë dokumentare, etj.
Në fakt,  çdo proces brenda Universitetit, gjeneron një dokument të caktuar. Ky sistem ka për detyrë të menaxhojë, organizojë dhe ruajë këto dokumente.

Për këtë arsye, u vendos që të investohej në një zgjidhje që do të lejonte që çdo dokument i prodhuar ose i dedikuar veprimtarisë administrative të Universitetit të arkivohej në një arkivë online të dokumenteve.

Një proces i aktivitetit të arkivimit është ruajtja dixhitale e dokumenteve të shoqëruara me meta të dhëna përshtatshme, thelbësore për të garantuar integritetin, mos-mohimin dhe kuptueshmërinë e dokumenteve me kalimin e kohës.

Portali “U-Doc” mundëson funksionalitetet e mëposhtme:

• Kategorizim automatik

• Kërkimi i tekstit të plotë

• Indekse të pakufizuara

• Dosjet e pakufizuara

• Njohja optike e karaktereve

• Lloji i skedarit agnostik

• Pajisjet agnostike

• Meta të dhënat e personalizuara të dokumentit

• Funksionim pa mirëmbajtje

• Gjenerimi dinamik i meta të dhënave

• Mbani gjurmët e gjendjes së dokumenteve